Cuando escuchamos hablar del fax creemos que es una anticuada forma de enviar documentos y que en la actualidad ya no se usa. ¡Pero no es así! Muchas empresas aún envían sus documentos por este medio. Por eso, es importante saber cómo enviar un fax.
Es por esto que hemos redactado este artículo, para enseñarte las diferentes vías que puedes usar para enviar un fax y mostrarte los pasos que debes seguir para hacerlo.
Así, cuando alguien te pida que envíes un fax, no te quedarás congelado pensado: ¿Cómo hago eso?
Tabla de Contenido
¿Qué es un fax?
Fax es un sistema que transmite, a través de una conexión por vía telefónica, todo tipo de datos escritos o gráficos. Lo que hace el fax es escanear el documento que quieres enviar, conectarse con el aparato receptor por vía telefónica y enviarle la información necesaria para que este imprima una copia exacta de los datos transmitidos.
De esta forma, en cuestión de segundos puedes compartir un documento con alguien que se encuentra a kilómetros de distancia. Y aún mejor, este lo recibirá impreso de una vez.
Esta es una tecnología que tuvo gran popularidad en el siglo XX, pero que ha sido relegada con la aparición de dispositivos como el ordenador y el correo electrónico. Sin embargo, en la actualidad aún se usa, aunque con menor frecuencia.
Hoy en día, aparte de la clásica máquina, existen otros medios a través de los cuales puedes enviar un fax. Por ejemplo, hay ordenadores que emulan esta tecnología, integrando un software que permite cumplir con las funciones de la antigua máquina de fax.
De igual manera, existen servicios de fax online. Incluso puedes hacerlo con Gmail desde tu PC o teléfono, esto facilita aún más esta tarea. A continuación te explicaremos cómo enviar un fax de diferentes formar.
¿Cómo enviar un fax desde una máquina?
Comencemos con la forma tradicional de enviar un fax que es desde la máquina, esa que parece un teléfono común. Lo primero que debes hacer por supuesto es encender la máquina de fax, luego sigue estos pasos:
- Alrededor de la bandeja de documentos debes buscar un ícono o dibujo que explica de qué forma debes colocar la hoja. Allí podrás ver si la información debe ir hacia el frente o hacia atrás. Es decir, si el contenido de la hoja debe quedar mirándote a ti o mirando la máquina.
- Una vez que sepas cómo meter la hoja en la bandeja, simplemente hazlo. Sentirás cuando la hoja encaje.
- Acto seguido, debes marcar el número de destino. Es decir, el número del fax al que quieres enviar tu documento. Asegúrate de marcarlo bien, incluyendo códigos de marcado internacional en caso de que tengas que enviar un fax al extranjero.
- Ahora, busca en la máquina un botón que tiene un rombo adentro y dice Inic. Fax o Env. Fax (depende del modelo). Cuando lo encuentres, presiónalo para que se empiece a enviar el fax.
- Al presionar este botón, la máquina comenzará a escanear la información de la hoja. Hará algunos sonidos y procederá a enviar el fax.
- En cuestión de segundos la otra persona debe estar recibiendo una copia exacta del documento que has ingresado a la máquina.
¿Cómo enviar un fax desde un servicio de fax online?
Como mencionamos anteriormente, existen diferentes servicios para enviar fax online. Es decir, sitios web desde los cuales puedes enviar un documento a cualquier parte del mundo sin tener la máquina, sólo desde tu ordenador o móvil.
En la red podrás encontrar sitios gratuitos y sitios pagos. La mayoría de sitios gratuitos limitan la cantidad de fax que puedes enviar, aparte que no puedes recibirlos, sólo enviarlos.
Un ejemplo de un sitio web gratuito para enviar fax online es fax.pdf24. Este sitio ofrece un plan gratuito de máximo 5 fax al mes y aparte tiene planes pagos que te dan muchas más ventajas y funcionalidades.
¿Cómo enviar un fax online desde fax.pdf24? Pues lo que debes hacer es lo siguiente:
- Si el documento está en físico, lo primero que debes hacer es digitalizarlo con un escáner cualquiera. Si ya lo tienes digitalizado en tu PC o móvil, entonces ve al siguiente paso.
- En la parte superior de la página principal verás la opción “Envía un fax”, haz clic sobre ella.
- Luego selecciona donde dice “Escoger un archivo” y navega por las carpetas de tu ordenador o móvil para encontrar el documento que quieres enviar. Cuando lo encuentres sólo selecciónalo y luego haz clic en “Próximo”.
- Ingresa el número del fax al que enviarás el documento.
- Pulsa en enviar.
¡Ya está, así de fácil! Recuerda que en este sitio web sólo tendrás 5 fax al mes, así que úsalos con sabiduría. De igual forma, si excedes este límite o este sitio web no te funciona, en Google podrás encontrar más servicios de fax online.
¿Cómo enviar un fax desde el móvil?
Así como existen servicios de fax online, también existen apps para el móvil que te permiten enviar tus faxes. Por ejemplo, la app Fax.Plus que está disponible para Android en la Google Play Store.
Para enviar un fax desde esta app sólo debes descargarla, iniciar sesión con un correo electrónico, una cuenta de Google+ o con Facebook. La aplicación te preguntará si se puede sincronizar con tu agenda de contactos.
Esta sincronización sirve para que sólo escribas el nombre de la persona y no el número cuando vayas a enviar un fax. Tú decides si le das el permiso o prefieres escribir los números de fax cuando vayas a enviar uno.
Luego de conceder o denegar este permiso deberás seguir estos pasos para enviar tu primer fax:
- En la parte inferior verás la opción “Send Fax”, debes presionar allí para enviar un documento.
- Ahora debes agregar el número del fax al que enviarás el documento.
- Una vez hayas escrito este número, aparecerán dos opciones “Add File” y “Add Text”.
- Escoge Add Text si quieres enviar sólo un texto y redacta lo que quieras enviar.
- Escoge Add File si enviarás un archivo.
- La app te pedirá acceso a fotos, archivos, etc. Debes pulsar en permitir.
- Ahora deberás escoger dónde quieres buscar el documento, teniendo como opciones: Escanear el documento con la cámara del móvil, buscar en las carpetas del celular (storage), en Google Drive o Dropbox.
- Una vez hayas escaneado el documento o elegido el archivo en tus carpetas, Google Drive o DropBox, este quedará listo para enviarse.
- Por último, en la parte superior derecha, verás que aparece “Send”. Presiona allí para enviar el Fax.
- Luego de realizar este procedimiento la aplicación te enviará un mensaje a tu correo confirmando que el fax fue enviado correctamente.
¿Cómo enviar un fax desde Gmail?
Por último, te enseñaremos cómo hacer esta tarea directamente desde tu correo electrónico en Gmail. Lo que deberás hacer es darle clic en “Redactar” como si fueses a enviar un correo cualquiera.
Posteriormente deberás estructurar la información que deseas enviar en el fax. Puede escribir texto e incluso insertar imágenes directamente desde Gmail.
Una vez que hayas terminado de redactar tu texto e insertar las imágenes (en caso de que quieras enviar imágenes), entonces debes hacer esto:
- En “Para:” que es la parte donde escribes la dirección de correo a la que enviarás el mail, no vas a poner una dirección de correo, sino que vas a copiar esto: remote-printer.recipient_name@fax_number.iddd.tpc.int
- Donde dice “recipient_name” debes borrarlo y colocar el nombre del destinario.
- Ahora, donde dice “fax_number” debes colocar el número de fax.
- Por ejemplo, quedaría así: remote-printer.RobotVerde@123456789.iddd.tpc.int
- Listo, verifica que todo esté correcto y dale “Enviar”.
- Si pusiste bien la fórmula, el Fax debería llegar sin ningún problema.
¡Que no te vuelvan a agarrar desprevenido!
Enviar faxes es algo que parece anticuado, pero aún se sigue usando, sobre todo en el ámbito empresarial; y cuando recién entramos en este mundo, suele tomarnos desprevenidos la simple tarea de enviar un fax. ¡Pero ya no más!
Cuando alguien te pida que envíes un fax tú podrás hacerlo en cuestión de segundos con cualquiera de los métodos que te hemos enseñado hoy.
¡Ya no más bloqueos mentales cuando te pidan realizar esta tarea! Ahora sabes cómo enviar un fax y estás preparado para manejar tecnología moderna y la que fue famosa hace un siglo también.