En Google Drive puedes guardar una buena cantidad de archivos de todo tipo, como imágenes, documentos, videos, PDF´s, presentaciones, entre otros. En su versión gratuita, tienes hasta 15 GB de almacenamiento disponible y puedes ampliarla comprando espacio.
Precisamente por la cantidad de archivos que solemos tener allí, suele ser un tanto complicado encontrar uno en específico; sobre todo teniendo en cuenta que no se guardan con un orden claro o una clasificación.
Afortunadamente existen una serie de filtros de búsqueda que hacen más sencillo encontrar un archivo en Google Drive.
Hoy te explicaremos cómo usarlos, para que no pierdas más tiempo ni te estreses buscando ese documento que te enviaron del trabajo o ese viejo ensayo de la universidad. ¡Vamos a ello!
Tabla de Contenido
¿Dónde encuentro los filtros de búsqueda de Google Drive?
Antes de explicarte cada uno de estos filtros, veamos cómo acceder a ellos. Lo que debes hacer simplemente es ingresar a Google Drive.
En la parte superior de tu pantalla verás la barra de búsqueda. En el lado derecho de la barra verás un ícono. Presiona sobre él para acceder a los filtros.
Al hacerlo se abrirá un cuadro como el siguiente:
Allí encontrarás todos los filtros de búsqueda que puedes aplicar en Google Drive. A continuación te contamos cuáles son y cómo aplicarlos.
¿Cuáles son los filtros de búsqueda de Google Drive y cómo usarlos?
Puede parecer un poco complicado todo ese cuadro que ves ahora en pantalla. Pero la verdad es que es muy fácil comprender y aplicar los filtros de búsqueda. Aquí te explicamos uno a uno en qué consisten…
1. Tipo
El primero filtro que encontrarás es el de tipo. Allí básicamente lo que haces es elegir qué tipo de archivo es el que estás buscando, para que no te aparezcan archivos con formatos diferentes.
Al hacer clic sobre este filtro se desplegará una larga lista con todos los tipos de archivos que puedes guardar en Google Drive, y tú solo deberás elegir el que corresponda.
Por mencionar un ejemplo, si lo que estás buscando es un archivo en PDF, pues seleccionas ese formato y así solo te aparecerán los archivos PDF que tengas guardados en tu unidad Drive.
Una vez aplicado el filtro, si crees que con eso es suficiente para encontrar tu archivo, haz clic en “buscar”. Si quieres aplicar más filtros de búsqueda, sigue leyendo.
2. Propietario
El segundo filtro que puedes aplicar es el de propietario. Allí lo que debes hacer es elegir si el archivo que buscas lo has creado tú u otra persona.
Hay 4 opciones para este filtro:
- Ver los archivos creados por ti y por otras personas.
- Acceder solo a los archivos creados por ti.
- Ver los archivos que han creado otras personas.
- Obtener los archivos que ha creado una persona en específico.
Por ejemplo, si recuerdas que el archivo que buscas te lo ha enviado alguien de la oficina, solo deberás hacer clic en este filtro y, en la lista que aparece, elegir la opción “persona concreta”…
Al hacerlo, aparecerá otro campo en el que puedes escribir el nombre o la dirección de correo de la persona en cuestión.
De esta forma, solo te aparecerán los archivos que sean propiedad de esa persona. Si lo combinas con el filtro anterior, entonces solo te aparecerán los documentos PDF que ha creado esa persona en específico. Esto reduce bastante las opciones, por lo que seguramente encontrar el archivo que buscas será pan comido.
3. Contiene las palabras
Si recuerdas de qué habla el archivo que buscas o alguna frase en específico que contiene, puedes usar este filtro para hallarlo fácilmente.
Escribe la oración que recuerdes en la barra de texto y luego presiona en buscar. Al hacerlo, te aparecerán los archivos que contengan la o las palabras que has escrito.
Por ejemplo, nosotros hemos usado la palabra “histología”. Así que Google Drive nos muestra 5 documentos de nuestra unidad que contienen esa palabra en alguna parte.
4. Nombre del elemento
El filtro anterior sirve para encontrar archivos que contengan una palabra determinada en cualquier parte.
Pero este filtro aplica solo para el título del archivo. Es decir, aquí solo usarás palabras que creas que puede tener el título del archivo.
Por ejemplo, nosotros hemos usado nuevamente la palabra “histología”, así que Google Drive nos muestra el único archivo de nuestra unidad que contiene esa palabra en el título.
5. Ubicación
Este filtro es para separar los archivos que tú mismo has subido de los que te han compartido otras personas.
De esta forma, si estás buscando un archivo que alguien te compartió, lo mejor para encontrarlo rápidamente es aplicar este filtro y elegir la opción “compartido conmigo”.
Así solo te aparecerán los archivos que alguien más te haya enviado y no los que tú mismo(a) has subido a tu unidad.
Puedes aplicarlo en el caso contrario cuando busques un archivo que tú has subido. Aplica el filtro de “mi unidad” para que no te aparezcan archivos que otras personas hayan compartido contigo.
De igual forma, en la parte inferior podrás marcar si el archivo está en la papelera (porque lo has borrado), en destacados (si lo has marcado así) o en cifrado.
6. Fecha de modificación
Otro filtro de búsqueda bastante útil es el de mostrar los archivos por fecha. Podrás elegir entre diferentes periodos de tiempo para encontrar el documento que buscas.
Las opciones son:
- En las últimas 24 horas.
- En la última semana.
- En el último mes.
- En los últimos 3 meses.
- En una fecha específica (día, mes y año).
7. Aprobaciones
Es común recibir o enviar archivos que necesitan aprobación para poder ser editados.
Pero, a veces son tantos, que se nos pasa por alto dar la aprobación cuando debemos hacerlo-
Para eso existe este filtro, en el que podrás ver los documentos que aún no han sido aprobados. Tanto los que has solicitado tú, como los que debes aprobar.
Así podrás volver a pedir aprobación si hay alguno al que aún no te dan acceso, o aprobar un documento que se te había pasado por alto.
8. Compartido con
Por último, si recuerdas haber compartido con alguien el archivo que estás buscando, podrías usar este filtro.
Simplemente escribe el nombre o el correo de la persona y te aparecerán todos los archivos que has compartido con él o ella.
¿Estos filtros también están disponibles para la app móvil?
Si tienes la aplicación de Google Drive también puedes disponer de algunos de estos filtros, pero están presentados de forma diferente.
Debes abrir la app y pulsar en la barra de búsqueda para verlos. Se encuentran justo por debajo de la barra de búsqueda; deberás deslizar con tu dedo hacia la izquierda para observarlos todos.
En la app solo podrás aplicar filtros de tipo y de fecha de modificación. Puede que con estos te baste para encontrar el archivo que buscas…
Si no son suficientes, entonces ingresa desde el navegador a Google Drive para poder usar los demás filtros que conociste hoy.
Encontrar algo en Google Drive nunca fue tan fácil
No más archivos extraviados, no más dolores de cabeza, no más pérdidas de tiempo. Con la ayuda de los filtros de búsqueda de Google Drive puedes hallar cualquier archivo en un santiamén.
Comparte esta información con ese amigo que siempre se hace un lío con Google Drive…
