No hace tanto, era impensable para muchos el comprar algo por internet. En cambio, hoy en día, hacer pagos online es la cosa más normal del mundo.
Con la pandemia, mucha gente optó por comprar cosas por internet para que los productos les llegaran a sus casas durante el tiempo en el que no se podía salir a la calle.
Para aceptar los pagos de compras online, muchos comercios usan PayPal, una de las plataformas de pago más populares en el mundo. A pesar de que ya existen servicios de pagos que le hacen competencia a PayPal, como Bizum, PayPal sigue siendo muy usado en muchos países del mundo.
Además, aparte de la pasarela de pago, PayPal también le ofrece otros tipos de herramientas a las empresas de comercio online. Una de estas herramientas te permite generar facturas.
En este tutorial, te enseñaremos como usar PayPal para crear tus propias facturas.
Veamos!
Tabla de Contenido
Cómo crear una factura en Paypal
Para crear una factura usando PayPal, primero inicia sesión en tu cuenta de PayPal, y toca el icono del engranaje en la barra de navegación. Con esto, entrarás a la página de ajustes de tu cuenta de PayPal.
Luego, debes clicar en “HERRAMIENTAS DE VENDEDOR”.
Se te abrirá una nueva página. Ahora, deslízate hacia abajo hasta que encuentres un apartado que dice “Facturas”. Cuando llegues aquí, toca el enlace que dice “Administrar” que está al lado de este apartado.
Se te va a abrir otra página. Aquí encontraras tres tipos de plantillas para crear tus facturas: “por cantidad”, “por hora”, y “solo importe”.
Plantillas de facturas
La plantilla «por cantidad» te muestra una factura con una casilla que dice «Cantidad», el cual te deja especificar el número de artículos vendidos.
Mientras tanto, la plantilla «por hora» muestra una casilla que dice «Horas», el cual, al igual que en «Cantidad», te deja escribir un número. Este tipo de factura es ideal, por ejemplo, para mostrar el número de horas trabajadas para calcular el precio de un servicio.
Finalmente, la factura «solo importe» no tiene ninguna casilla que diga «Cantidad» ni «Horas». Este es el modelo de factura más sencillo de los tres.
Ahora, si no te gusta ninguno de los tres tipos de plantillas de facturas, puedes crear tu propia plantilla.
Pero si quieres usar uno de los tres modelos de facturas existentes para crear tu factura, clica el icono de los tres puntos al lado del apartado “Solo importe”, “Horas”, o “Cantidad”, dependiendo del tipo de plantilla que quieras usar. Luego, clica en “Crear factura”.
Si, en cambio, deseas crear tu factura desde cero, haz clic en el botón “Crear una plantilla”.
Y con esto, ya podrás crear tu factura en PayPal, y podrás agregar todos los datos que desees a tu factura.
Las únicas casillas obligatorias que debes llenar son la del importe y la del email del cliente. Una vez que llenes todos los campos necesarios de tu factura, clica en el botón “Enviar”.
Esto hará que se envíe la factura al correo electrónico de tu cliente, y entrarás a una página con la lista de todas las facturas que hayas creado.
Ahora, si deseas descargar la factura en formato PDF, y así enviársela a tu cliente por WhatsApp o por Telegram, clica en el icono de los tres puntos que aparece en el recuadro con la información de la factura que acabas de generar. Luego, selecciona “Descargar PDF”.
Luego, en el modal que te va a aparecer, clica en el botón “Descargar”.
¡Y listo! Ya has generado una factura usando PayPal.
Atajo para llegar más rápidamente a la página para crear tu factura
Hay una manera más rápida de entrar a la página para crear tu propia factura de PayPal. Desde la página principal de tu cuenta de PayPal, hay un enlace que te permite crear una factura con un solo clic.
Para usar este atajo, desde la página de inicio de tu cuenta de PayPal, clica en el icono de los tres puntos que está marcado con el nombre “Más”.
Luego, en el menú que se despliega, selecciona la opción “Crear factura”.
¡Y listo! Ya puedes empezar a agregar los datos de tu factura.
Crear facturas de Paypal desde tu móvil
PayPal, en general, solo te permite crear facturas usando la versión web de la plataforma desde un ordenador. Esto lo hacen por razones de ciberseguridad.
Sin embargo, existe una forma de crear facturas de PayPal desde tu móvil. Esto lo puedes lograr con la app de PayPal para Empresas. Como lo indica su nombre, esto es para cuentas de PayPal tipo Business, es decir, para empresas. No es para cuentas personales de PayPal.
Si deseas generar tus facturas desde tu móvil, aquí te dejamos los enlaces para la app de PayPal para Empresas. La versión de iOS la puedes encontrar aquí: https://apps.apple.com/es/app/paypal-para-empresas/id1053148887
Mientras tanto, la versión de Android la puedes encontrar en este enlace: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.paypal.merchant.client&hl=es&gl=US
Datos que puedes agregar en tu factura
Las facturas hechas en PayPal no solo muestran importes en monedas populares como el dólar. También puedes escoger entre una gran cantidad de monedas de distintos países, como el peso mexicano, para mostrar el importe de tu factura.
Entre otros datos que también puedes agregar a tus facturas están los números de referencia, alguna condición extra, notas privadas, impuestos, descuentos, frecuencia, entre otros datos. Un ejemplo de una condición extra puede ser “El envío es gratis solo para órdenes con importes mayores de 40 euros”.
Las notas privadas se refieren a notas que solo tú como vendedor puedes ver, y que tu cliente no verá.
En cuanto a impuestos y descuentos, puedes colocar el importe final de la factura con los descuentos y los impuestos incluidos. Sin embargo, esto es opcional. Es decir, si tu artículo cuesta 50 euros sin incluir el IVA, tienes la opción de dejar el importe como 50 euros, o mostrarlo como 60,5 euros con el IVA incluido.
También tienes la opción de adjuntar ficheros adicionales a tu factura. Puedes adjuntar hasta un máximo de cinco ficheros. Estos archivos pueden ser de formato PDF, GIF, JPG, y PNG. Cada fichero debe pesar hasta un máximo de 4 MB.
Puedes usar estas facturas para ventas hechas fuera de PayPal
Aunque ciertamente el generador de facturas de PayPal es muy útil para comercios que acepten pagos por PayPal, no necesitas un negocio online que cobre por PayPal para poder usar las facturas creadas con esta herramienta. Puedes usar estas facturas para cualquier tipo de transacción y para cualquier ocasión.
Con esta herramienta para crear facturas desde PayPal, puedes fácilmente crear todos tus facturas. No necesitas usar Microsoft Excel ni buscar software especializado para generar facturas.
Ni siquiera necesitas tener un comercio online para usar esta herramienta. En consecuencia, puedes usar PayPal para crear fácilmente facturas que se vean profesionales y que tengan un diseño elegante.
Un detalle que debes tener en cuenta es que es obligatorio poner un email para terminar de generar la factura. Sin embargo, el email no tiene que ser de una cuenta de PayPal.
Es más, puedes usar tu propio email y enviarte a ti mismo la factura. Esto puede ser útil si le estás generando una factura a un cliente que sea una persona mayor que no sepa muy bien cómo usar un correo electrónico.
Logotipo
Puedes añadir un logotipo a tus facturas. En general, puedes agregar cualquier archivo en formato JPG, PNG, o GIF como el logotipo para la factura de PayPal. Sin embargo, la imagen de tu logotipo tiene que cumplir con ciertas restricciones.
La primera de estas restricciones es que tu imagen debe tener menos de 9000 pixeles. Es decir, por ejemplo, si tu imagen tiene 8 mil pixeles de ancho y 2 mil pixeles de alto, PayPal no te dejará subir esa imagen como el logotipo de tu factura.
La segunda restricción que deben cumplir tus imágenes para el logotipo es el tamaño máximo del archivo. La imagen de tu logotipo debe pesar menos de 1 MB.
Logotipos en formato GIF
A pesar de que te habíamos dicho que podías usar imágenes en formato GIF como el logotipo de tu factura, este tipo de imágenes te pueden dar problemas. Las imágenes de tipo PNG y JPG son más fáciles de usar.
En cambio, si subes un GIF como tu logotipo, a veces PayPal te lo acepta, y otras veces te puede salir un mensaje de error y no podrás subir la imagen. El mensaje de error que te puede salir te dirá «hay un problema con este archivo, por favor, intenta otro archivo.»
Y claro, aunque subas exitosamente un GIF, te va a salir como una imagen fija. Aunque tu logo en formato GIF sea una animación, la imagen no estará animada cuando aparezca en la factura.
Por lo tanto, en general, no te recomendamos que subas GIFs como el logotipo para tus facturas de PayPal.
Conclusión
Y con esto hemos llegado al final de este tutorial sobre cómo crear tu propia factura en PayPal. Esperamos que este artículo te sea útil.
Y tú, ¿usas mucho PayPal u otras plataformas de pago similares, como Bizum? ¿Deseas aprender otros trucos para que le puedas sacar el máximo partido a este tipo de servicios de pagos? Pues, de ser así, déjanos un comentario y comparte este artículo en tus redes sociales.
